Mahnwesen – ein Überblick

Der Buchhalter als Mahnsachbearbeiter

Jeder stand irgendwann das erste Mal vor der Aufgabe etwas gegen offene Forderungen zu unternehmen. In der Regel sind dies offene Rechnungen. Eine Aufgabe die, zumindest in kleinen und mittleren Unternehmen, in der Buchhaltung angesiedelt ist. Und nur von dieser Zielgruppe möchte ich sprechen.

Problemstellung

Da wir hier von Forderungen gegen unsere Kunden sprechen ist ein gewisses Fingerspitzengefühl erforderlich. Schließlich reden wir jenen die uns unseren Umsatz und somit, im Idealfall, unseren Gewinn bescheren. Nur werden die Rechnungen nicht bezahlt nützt uns auch der Kunde nichts. Allerdings gilt es, zumindest nach meiner Erfahrung, zu differenzieren um was für eine Art Kunde es sich handelt.  Haben wir es mit einem „Laufkunden“ zu tun der seine Rechnung über eine Notreparatur nicht bezahlt oder handelt sich es um einen Stammkunden der mit seiner gesamten Fahrzeugflotte (angenommenes Beispiel aus der Autohauspraxis) seit Jahren unsere Werkstatt füllt.

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Sie merken schon, so leicht können wir ein festes Schema auswählen.

Wir werden dem Laufkunden kaum mehrere Mahnungen schicken, genauso wenig wie wir unserem Stammkunden sofort einen gerichtlichen Mahnbescheid versenden.

Mahnwesen ist, zumindest in kleineren Unternehmen, in der Abwägung der Maßnahmen nicht immer einfach und deshalb zählt auch hier, je mehr Informationen Sie über den Schuldner haben umso besser lässt sich die Methode des Mahnens auswählen.

Methoden der Mahnung (außergerichtlich)

Ich möchte an dieser Stelle dem Azubi, dem Berufs- oder Quereinsteiger oder dem Unternehmer selbst einen kurzen Überblick über die Möglichkeiten des, vorerst außergerichtlichen, Mahnwesens geben.

Schriftliche Mahnung

In der Regel die erste und einfachste Form Ihren Schuldner an seine offene Rechnung zu erinnern. Sie ist immer noch das gebräuchlichste Mittel der Mahnung, nicht zuletzt, weil Sie durch die Implementierung in jede vernünftige Finanzbuchhaltung automatisch zu veranlassen ist. Mit Ihr können in sehr kurzer Zeit viele Schuldner kontaktiert werden. Zudem ist das schriftliche mahnen sehr kostengünstig.

• • Einfach und schnell
  • Kostengünstig
  • individualisierbar

Telefonische Mahnung

Eine telefonische Mahnung ist dagegen schon deutlich direkter und somit aufwendiger. Sie benötigen, wenn die Erfolgsaussichten maximiert werden sollen und das muss ja das Ziel sein eine gewisse Vorbereitungszeit. Bevor Sie zum Hörer greifen benötigen Sie eine Menge an Informationen 

• • wer ist der Entscheidungsträger beim Schuldner?
  • alle relevanten Informationen zum Sachverhalt
  • welche Möglichkeiten habe ich, als Anrufer, dem Schuldner entgegen zu kommen beispielhaft sei hier die Möglichkeit des Erlasses von Mahngebühren, die Einräumung eines Zahlungsaufschubes oder die Vereinbarung über eine Ratenzahlung genannt?
  • in welcher finanziellen Lage befindet sich unser Schuldner, hat er einem momentanen finanziellen Engpass oder ernsthafte Probleme?
  • Und das wichtigste: was genau will ich erreichen?

Sollte Ihnen dies alles zur Verfügung stehen kann eine telefonische Mahnung sehr vielversprechend sein. Sie bietet uns den direkten Kontakt zum Schuldner. Eine Mahnmethode die er nicht ignorieren kann (wenn ich das sofortige beenden des Telefonates mal ausschließe) und sich äußern muss.

Die telefonische Mahnung bringt uns auf jeden Fall, selbst wenn das Ziel des sofortigen Ausgleiches der Forderung nicht erreicht wird, einen Schritt weiter, weil wir im Gespräch erkennen können ob er gewillt ist oder nicht. Selbst die Beendigung des Telefonates durch den Schuldner (auflegen) ist eine Reaktion die uns weiterbringt, zumindest im Sinne das wir jetzt auch mit aller Härte vorgehen können.

Persönliche Mahnung

Mit persönlicher Mahnung ist der Besuch unseres Schuldners gemeint. Die Mahnansprache wir noch einmal deutlich gesteigert. Der psychologische Druck wächst. Natürlich müssen die Höhe der Forderung und das Verhältnis zum Schuldner den Aufwand rechtfertigen. Denn der Aufwand ist bei dieser Methode am höchsten.

• • Durch direkte Ansprache kann unter Umständen der Grund des Ausbleibens der Zahlung ermittelt werden
  • Es können neue, insbesondere über die finanzielle Situation, Informationen gesammelt werden
  • Es besteht die Möglichkeit, anders als beim Mahnen am Telefon, direkt an Bargeld oder eine schriftliche Vereinbarung zu kommen
  • Besteht eine Zahlungsunwilligkeit können, ohne weiteren Zeitverlust, gerichtliche Maßnahmen eingeleitet werden

Fazit

Es gibt, wie so oft im Leben, nicht den einen richtigen Weg. Es kommt eher auf die Gegebenheiten des Unternehmens, die Menge und die Höhe der Forderungen und auch auf den Kostenaspekt an. Auch im Mahnwesen macht Übung den Meister.

Ich werde in kommenden Beiträgen die einzelnen Methoden näher erläutern und beleuchten.