Abstimmung in der Buchhaltung

Auch mit diesem Begriff, dem "abstimmen", hatte jeder der im Rechnungswesen unterwegs ist schon Kontakt, aber was versteht man darunter? 

Ich möchte es mal ganz einfach sagen:

Man kontrolliert sich und die (immer mehr werdenden) automatischen Buchungen hinsichtlich des ausgewiesenen Saldos. Von Abstimmen spreche ich, wenn mehrere Buchungen zu einem bestimmten Saldo führen müssen. Der Saldo der eigenen Finanzbuchhaltung wird mit externen Bestätigungen verglichen.

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Letzen Endes ist die Abstimmung der Buchhaltung die Gegenkontrolle. Im besten Fall erledigt das die ausführende Person (der Buchhalter) selbst.

Wenn ich von Abstimmung und etwaigen Abstimmdifferenzen spreche so bin ich zwar ziemlich nah an meinem ersten Artikel zu diesem Thema und meine doch etwas anderes.

Um zu verdeutlichen was damit gemeint ist möchte ich dies an zwei Beispielen erläutern.

Buchung von Wareneinsätzen:

Die Verbuchung von Wareneinsatz ist in aller Regel ein automatischer Vorgang im Rechnungswesen der sich einem Warenverkauf anschließt. Zeitgemäße Warenwirtschaftssysteme verbuchen aus der Fakturierung heraus nicht nur die Erlöse und Forderungen, sondern eben auch den dazugehörigen Wareneinsatz. D.h. der in unserem EDV System und im Rechnungswesen erfasste Anfangsbestand der Waren müsste am Jahresende den Inventurbestand ergeben. Ist dies nicht so, ist „abzustimmen“, damit meint man, Fehler zu suchen und zu korrigieren.

Beispiel:              Ein Autohaus hat am Jahresanfang 3 Fahrzeuge im Bestand

                              Mazda                  10.000

                              Peugeot               20.000 

                              Toyota                  30.000

Die Inventur am Jahresanfang (oder am Ende des Vorjahres) beträgt 60.000 Euro. Der Vortrag der Bilanzkonten sieht demnach so aus.

Im Ergebnis dieser Buchung beträgt der Saldo auf dem Konto Warenbestand 30.000 Euro. Dieser Bestand muss mit der Inventur, die ja nur noch aus Mazda (10.000 Euro) und Peugeot (20.000 Euro) besteht, übereinstimmen. 

Hier ist nun keine Abstimmung nötig, der Saldo des Warenbestandes stimmt ja mit der Inventur überein. Aber je größer (Anzahl Fahrzeuge) und vielschichtiger (mehrere Warenbestandskonten) die Bestände eines Unternehmens sind, vergrößern sich auch Fehlerquellen die Unstimmigkeiten produzieren. Und dann heißt es abstimmen und Fehler suchen.

Verbuchung der Löhne und Gehälter (Bezüge)

Da niemand mehr Löhne und Gehälter in Excel-Tabellen berechnet und Lohnscheine mit der Schreibmaschine schreibt, erhalten wir in aller Regel nach erfolgter Abrechnung eine Importdatei der Lohnbuchhaltung oder zumindest eine Buchungsliste. Nach deren Verbuchung sollte sich eine Kontrolle der verbuchten Beträge anschließen. Eine Abstimmung. Es wird kontrolliert ob die Salden der Verbindlichkeitskonten den Auswertungen entspricht. Immer vorausgesetzt, dass es keine Rückstände gibt, muss beispielsweise der Saldo des Kontos "Verbindlichkeiten Finanzamt aus Lohnsteuer" dem angemeldeten Betrag aus der Lohnsteueranmeldung entsprechen. Genauso verhält es sich mit dem Konto "Verbindlichkeiten gegen Arbeitnehmer", hier muss der Saldo des Kontos die Summe aller Nettolöhne entsprechen. Und zwar zwingend. 

In beiden Fällen habe wir Buchungen auf Bilanzkonten deren Werthaltigkeit nachweisbar sein muss. In unserem Beispiel wären dies die Inventur der Fahrzeuge und die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt.

Ursachen für Abstimmdifferenzen

Zu den typischen Ursachen für Differenzen zählen falsche oder fehlerhafte manuelle Eingaben in EDV Systeme (Erfassung von Einkaufspreisen), fehlerhaft erfasste Fibukonten, fehlende oder falsche manuelle Buchungen oder nachträgliche Wareneinstandskorrekturen. Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Zusammenfassung:

Differenzen zwischen den Salden der Bilanzkonten und externen oder internen Belegen welche den korrekten Saldo belegen oder wertbegründen, müssen gesucht und korrigiert werden. Dies nennt man Abstimmung.