Chaos in der Buchhaltung

Was versteht man darunter, welche Auswirkungen hat es und wie bekommt man es wieder in den Griff? Ein paar Gedanken von Ronny Dreier.

Ich habe in meiner mehr als 17 jährigen Berufspraxis als Bilanzbuchhalter einiges erlebt, darunter war auch die eine oder andere chaotische Buchhaltung. Eine sogenannte Chaosbuchhaltung zeichnet sich durch die Summe seiner Buchungsfehler, fehlender oder falsch abgelegter Belege und Verstöße gegen die GOB, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, aus.

Sie zeigt insbesondere kein Korrektes oder im schlimmsten Fall ein falsches Bild der Ertrags- und Vermögenslage des Unternehmens. Hiervon betroffen sind sehr häufig die Ertragskennzahlen sowie die Vermögensübersichten zu denen auch die Kontokorentbuchhaltung (Übersicht der offenen Kundenforderungen) zählt.

Die Folgen für das Forderungsmanagemet sind vielschichtig. Sie reichen von Mahnungen die viel zu spät versandt werden, oftmals falsch oder sogar unberechtigt und im Extremfall überhaupt nicht Ihren Adressaten erreichen. Das Ausbleiben von Liquidität ist die Folge. Der Unternehmer wird in seiner Handlungsfreiheit eingeschränkt. Das Unternehmen leidet. Dies sind die sofort eintretenden, spürbaren Auswirkungen eines Buchhaltungschaos. Dem Unternehmer gehen wichtige Kennzahlen verloren, die mit der Größe des Unternehmens und den eingesetzten Mitteln immer mehr an Bedeutung gewinnen. Als Beispiel sei hier die automatische Prognose über zukünftige Zahlungseingänge, welche auf dem tatsächlichen Zahlungsverhalten jedes einzelnen Kunden basiert, genannt. Es wird die Chance vergeben, Zahlungsstörungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Der größte Feind des Unternehmers, ein Insolvenzverfahren seines Kunden, kann seine Folgen durch diese Missstände unnötig vergrößern. Nicht zuletzt wird durch die fehlerhaft dargestellt Ertraglage die Verhandlungsposition mit der Hausbank gefährdet. Diese unterziehen das vorgelegte Rechnungswesen in der Regel immer einer Plausiblitätskontrolle und sind somit recht schnell in der Lage Defizite aufzudecken. Eine Herabstufung im Rating, was eine Erhöhung der Zinsen zur Folge hat, ist die Konsequenz.

Erkennt man dieses Problem muss man sich der Aufgabe stellen und, soweit nicht im ausreichenden Mass vorhanden, fachliche Hilfe hinzuziehen. [nbsp][nbsp][nbsp]

Die Grundvoraussetzung eines korrekten Rechnungswesens ist immer eine[nbsp] lückenlose und vollständige Belegablage. Auf dieser muss eine fachlich versierte Verbuchung erfolgen. Je nach Größe des besagten Chaos müssen die einzelnen Schritte zur Beseitigung festgelegt, durchgeführt und kontroliert werden.

Eine chaotische Buchhaltung ist zuallererst eine Aufgabe und nicht das Problem, Sie verursacht aber mehrere.